직원들의 근무시간 기록인 타임카드를 정리하는 일은 고용주들이 가장 귀찮아하는 일 가운데 하나다. 직원들이 자신들의 타임카드들을 직접 작성해야 하는 게 그렇게 만들기 매우 힘들기 때문이다.
그렇기 때문에 직원이 자기의 타임카드를 작성한 페이 기간 (Pay Period)마다 그 시간과 내용이 정확하다는 확인 사인을 직원으로부터 받는 것이 좋다. 또한 5시간마다 제공해야 하는 30분 식사시간도 직원들이 직접 타임카드에 찍거나 적어야 한다. 특히 시간당 임금을 받는 직원들이 정해진 출근시간보다 수분 일찍 오거나 늦게 퇴근할 경우 이를 어떻게 반올림을 해야 하는 것인지 잘 몰라 애를 먹는 일들이 적지 않고, 실제로 이 때문에 문의를 해오는 경우가 많다.
타임카드 관리할 때 출퇴근을 분 단위로 하면 너무 적은 분마다 임금을 다르게 계산해야 하기 때문에 15분 단위로 임금을 계산해서 페이 하는 반올림(rounding) 방식으로 계산할 것을 권고한다.
오전 8시가 출근 시간이고 오후 5시에 퇴근하는 시간인데 직원이 오전 7시 45분이나 8시 5분에 출근하는 경우, 아니면 퇴근시간보다 5분 빠른 오후 4시 55분이나 5분 늦은 오후 5시 5분에 퇴근했을 경우 시간당 임금을 계산해야 하는 복잡한 숙제가 고용주에게 생긴다. 60분을 5분으로 나누어서 그 시간만큼의 임금을 더하거나 빼야 하기 때문이다.
일부 고용주들은 겨우 5-10분을 가지고 별 문제가 되겠느냐고 하겠지만, 직원의 입장에서는 한 푼도 중요하게 따지기 때문에 간혹 논란이 될 수 있다. 하지만 이를 계산하게 되면 소수점까지 계산해야 하는 어려움이 발생한다.
이런 경우에는 출퇴근 시간 앞뒤로 10분이나 15분으로 시간대를 정해서 반올림을 하면 근무시간 계산이 편해진다. 노동법상으로는 15분 단위로 하거나 분단위로 하거나 둘 다 문제가 없지만, 15분 단위로 할 경우 아래 연방 노동부 지침서 사진처럼 예를 들어 8시가 출근시간일 경우 8시 7분에 출근하면 8시로, 8시 9분에 출근하면 반올림해서 8시 15분에 출근한 것으로 처리하면 된다.
예를 들어 오전 8시가 출근시간이라 가정하고 15분 라운딩을 적용했을 경우 오전 7:53 – 8:07분 사이에 출근하면 8시에 출근한 것으로, 오전 8:08 – 8:22에 출근하면 8:15에 출근한 것으로 하는 것이다. 이런 식으로 계산하면 8:23과 8:37 사이에 출근하면 8:30에 출근한 것이 된다.
주의할 점은 이 같은 반올림 정책을 실시하기 전에 직원들에게 미리 통보해야 하며, 이런 방법을 통해 진행하는 임금계산은 합법적이고 문제가 되지 않는다.
그리고 직원들에게 최대한 규정된 시간에 타임카드를 찍도록 하고 그렇게 찍으라는 경고를 문서로 해야 한다. 타임카드 찍는 것은 하루에 기껏해야 4번 (출근 시, 식사시간 시작 시, 식사시간 끝날 때, 퇴근 시)이다. 이 정도는 고용주가 컨트롤하여야 한다고 법이나 캘리포니아주 노동청은 해석하고 있다.
만일 직원이 늦게 타임카드를 찍는 것을 고용주가 컨트롤 못 하면 그만큼 그 직원의 타임카드에 맞게 고용주는 페이를 해야 한다.
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