[노동법 상담] 핸드북에 담아야 할 내용들
김해원/변호사
| 인터넷에서 쉽게 구한 샘플 문제 소지 많아 노동법 개정 등 감안 매년 업데이트 필요 |
[LA중앙일보] 04.18.17 21:06
Q=회사 핸드북을 제작하려고 하는데 고용주 입장에서 주의해야 할 점들을 알고 싶습니다.
A. 회사 핸드북을 만들 때 고용주들이 잘못하기 쉬운 10가지 점들을 소개한다.
1. 인터넷에서 일반적인 핸드북 구입: 인터넷에서 쉽게 구할 수 있는 핸드북 샘플을 사면 시간과 돈을 절약할 수 있다는 장점이 있지만, 언젠가는 문제가 발생한다. 왜냐하면, 이 샘플은 각각 회사에 필요하고 특별한 방침을 포함하지 않을 수 있고, 회사에 필요 없거나 없는 규정을 포함할 수도 있기 때문이다.
2. 회사 장치와 기계에 대해 '프라이버시 기대하지 마라'라는 구절을 안 포함: 회사가 종업원들에게 제공하는 랩톱 컴퓨터, 셀폰같은 전자기계들과 이메일, 보이스 메일 같은 시스템들은 회사 소유이기 때문에 그 장치 안에서 일어난 모든 것들은 회사 소유이다. 그렇기 때문에 프라이버시 침해 클레임을 막기 위해서 고용주는 이런 기계나 장치들은 회사 물건이기 때문에 종업원은 그 기계나 장치를 사용할 때 프라이버시를 기대할 수 없어서 회사는 언제든지 그 안에 있는 모든 정보에 접근하거나 조사할 수 있는 권리가 있다고 핸드북에 명시해야 한다.
A. 회사 핸드북을 만들 때 고용주들이 잘못하기 쉬운 10가지 점들을 소개한다.
1. 인터넷에서 일반적인 핸드북 구입: 인터넷에서 쉽게 구할 수 있는 핸드북 샘플을 사면 시간과 돈을 절약할 수 있다는 장점이 있지만, 언젠가는 문제가 발생한다. 왜냐하면, 이 샘플은 각각 회사에 필요하고 특별한 방침을 포함하지 않을 수 있고, 회사에 필요 없거나 없는 규정을 포함할 수도 있기 때문이다.
2. 회사 장치와 기계에 대해 '프라이버시 기대하지 마라'라는 구절을 안 포함: 회사가 종업원들에게 제공하는 랩톱 컴퓨터, 셀폰같은 전자기계들과 이메일, 보이스 메일 같은 시스템들은 회사 소유이기 때문에 그 장치 안에서 일어난 모든 것들은 회사 소유이다. 그렇기 때문에 프라이버시 침해 클레임을 막기 위해서 고용주는 이런 기계나 장치들은 회사 물건이기 때문에 종업원은 그 기계나 장치를 사용할 때 프라이버시를 기대할 수 없어서 회사는 언제든지 그 안에 있는 모든 정보에 접근하거나 조사할 수 있는 권리가 있다고 핸드북에 명시해야 한다.
3. 엄격한 처벌 방침(Discipline Policy) 시행: 고용주들은 핸드북에 종업원들의 비행에 대한 처벌 단계에 대한 방침을 규정할 때 조심해야 한다. 그렇기 때문에 회사가 사용할 수 있는 모든 종류의 처벌(구두 경고, 서면 경고, 정직, 해고) 들을 고려하고 각각 경우에 따라 어떤 종류의 처벌을 할 것인 지 결정해야 한다.
4. 주법에 따라 휴가/유급휴가(PTO) 방침이 다르기 때문에 조심해야 한다: 휴가나 PTO에 대한 노동법이 주마다 차이가 날 수 있기 때문에 고용주들은 조심해야 한다. 특히 캘리포니아주에서는 그해에 사용하지 않은 휴가 일수가 다음해에 사라지는(use it or lose it) 방침을 금지하고 있기 때문에 다른 주법에 근거해서 핸드북을 만들 경우 문제가 생길 수 있다.
5. 너무 협소한 범위의 희롱 방지정책 설정: 고용주들은 가끔 희롱 방지정책을 성희롱으로 한정하는 경우가 많다. 그러나 희롱 방지 정책은 성희롱뿐만 아니라 인종, 민족, 종교, 장애같이 보호받는 지위에 바탕을 둔 원하지 않는 모든 희롱도 금지해야 한다. 또한 불법적인 희롱만 금지하는 실수를 저지르지 말고 불법적인 희롱의 정도에 이르지 않는 희롱이라 하더라도 불법적인 희롱행위로 발전하기 전에 위에 열거한 보호받는 지위에 바탕을 둔 원하지 않는 모든 행위에 대해 알고 있어야 한다.
6. 주 노동법 규정 따르기: 캘리포니아주뿐만 아니라 연방법 FMLA와 비슷한 자체 출산휴가법을 갖추고 있는 주 정부들이 많다. 그렇기 때문에 캘리포니아주에서는 핸드북에 주 출산휴가법에 대한 정보를 포함시켜야 한다. 비즈니스를 하고 있는 주의 노동법에 맞춰서 핸드북을 검토해야 한다.
7. 핸드북 방침의 업데이트: 새 노동법의 발전과 도입에 맞춰서 핸드북을 최소한 1년에 한 번씩은 업데이트 해야 한다.
8. 임의고용의 제한된 정의: 보통 핸드북에서 임의고용은 고용주가 이유나 사전통보 없이 종업원을 언제나 해고할 수 있고 종업원도 언제나 그만 둘 수 있는 관계라고 정의되지만 이런 정의는 모든 관계를 포함하지 않는다. 임의고용은 이 외에 고용주는 종업원의 강등, 승진, 보상, 베니핏, 업무내용 등에 대한 결정을 이유나 사전통보 없이 할 수 있다는 의미이다.
9. 핸드북 수정할 권리에서 임의고용(at-will employment) 방침 제외하기: 고용주들은 수시로 핸드북을 수정하고 싶어하고 그럴 권리가 있다. 그러나 임의고용 방침은 이런 고용주의 핸드북 수정 권리 보유에 포함하면 안 된다. 핸드북에 임의고용 관계는 반드시 고용주와 종업원이 서명한 문서에 의해서만 변할 수 있다고 명시해야 한다.
10. 핸드북이 계약서가 아니라고 명시: 보통 고용주들은 핸드북이 계약서가 아니라고 명시하는데, 단순히 계약서가 아니라고 하면 핸드북이 구속력이 없어서 안 되고, 대신 핸드북은 계속된 고용을 위한 계약서를 의도하지 않는다고 명시해야 한다.
▶문의:(213)387-1386, http://kimmlaw.blogspot.com
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