“말썽 많은 직원 경고 어떻게…” 고용주를 위한 경고장의 오해와 진실
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“말썽 많은 직원 경고 어떻게…”
고용주를 위한 경고장의 오해와 진실
거의 매일 받는 문의 중 하나가 문제가 있는 직원에게 경고장을 줄 때 직원의 서명이 필요하느냐에 관한 것이다. 하지만 정작 문서 경고장을 작성해 두지 않아 소송이나 클레임을 당해 고생하는 한인 업주들의 사례가 많다는 사실은 매우 아이러니한 일이 아닐 수 없다.
다음은 문서 경고장에 대해 고용주들이 착각하고 있는 5가지 부분이다.
“만일 종업원의 개인 파일에 저장된 공식적인 경고장이 아니면 징벌행위로 볼 수 없다?”
가주 노동법에는 종업원에 대한 경고문 (write-up)에 대한 법적 정의가 없고, 종업원의 개인 파일 (personnel file)에 어떤 서류들이 포함되어야 하는지에 대한 정의도 없다. 그렇기 때문에 구두 경고, 이메일, 편지, 심지어는 냅킨에 적은 노트라도 업무수행 문제 때문에 이 종업원을 해고했다는 고용주의 입장을 지지할 증거가 될 수 있다.
즉, 고용주가 해고 결정을 내리는 데 도움이 되는 서류는 어떤 양식이어도 되고, 종업원의 개인 파일에 보관해야 하는 공식적인 경고문일 필요가 없다는 점이 중요하다.
그러나 종업원의 업무수행 검토와 경고문은 여전히 중요한 인사과정의 일부이다.
“구두 경고는 문서로 남길 필요가 없다?”
만일 구두 경고의 기록이 없다면 나중에 이 종업원이 경고를 받았다고 증명하기 매우 힘들다. 매니저들은 매니저의 기록이나 자신에게 보내는 이메일 이든 어떤 방식으로도 구두 경고의 기록을 남기는 것이 중요하다.
본인들에게 이메일을 보냄으로써 나중에 부당해고 소송이 발생할 경우 시간을 알 수 있는 중요한 기록을 남기게 된다.
“종업원은 반드시 경고문에 서명해야 한다?”
많은 고용주들이 종업원이 경고문에 서명하지 않으면 경고문이 아니라고 착각하는데 이는 사실이 아니다. 물론 서명은 경고문을 줄 당시 종업원이 있었다는 점을 증명하는 시스템이라는 면에서 좋은 방침이지만 반드시 종업원이 경고문에 사인할 필요는 없다.
많은 경우 종업원들은 경고문에 동의하지 않기 때문에 서명을 거부할 것이다.
이를 해결하기 위해 어떤 고용주들은 경고문에 “이 종업원은 경고문에 동의하지 않는다”는 칸을 만들기도 하지만, 사실 경고문에 서명하는 것은 단순히 경고문을 받았다는 점을 인지하는 것이다.
한편 종업원이 경고문을 받은 적이 없다고 주장하지 못하게 하는 방법은 종업원에게 문서 경고장을 이메일로 보내는 것이다. 이럴 경우 경고가 언제 주어졌는지 기록이 남게 된다.
“고용주는 점진적인 징계방식을 반드시 따라야 하고 한번 경고를 받았다고 이 종업원을 해고할 수 없다?”
고용주들은 구두 경고로 시작해서 해고하기 전에 점진적으로 두번째, 세번째 문서경고로 이어지는 점진적 징계방식을 선택할 수 는 있지만 그렇다 하더라도 가주는 임의고용 (at-will) 을 택하고 있다는 점을 명심해야 한다.
그렇기 때문에 꼭 점진적인 징계방식을 따를 필요가 없고 종업원은 언제든지 해고할 수 있다.
“경고문은 단순해야 한다?”
경고문을 줄 때 고용주는 일반적인 언급을 피하고 특별한 예를 제공해줘야 한다. 즉, 단순히 태도가 안 좋다고 경고문에 적는 것 보다 특정한 시간, 장소에 발생한 행동을 가지고 이슈를 삼아야 한다.
문의: (213)387-1386(김해원 노동법 전문변호사)
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