캘리포니아주에서 고용주들이 직원이나 구직희망자에 대해 다음과 같은 정보들을 조사할 수 있다.
1. 크레디트 리포트: 안 좋은 크레디트 정보는 리포트에 7년 동안 남고, 파산했을 경우 10년 동안 남는다. 파산 관련 정보는 공개된 자료이지만 고용주는 파산했다고 채용과정에서 차별할 수 없다.
2. 범죄/체포 기록: 고용주는 직원의 범죄기록이 업무수행에 필요할 경우에만 고려할 수 있다. 캘리포니아주 고용주는 입사 신청자들이 (a) 체포돼서 기소됐거나 (b) 감옥에서는 풀려나왔지만 재판이 예정되어 있을 경우에만 체포 기록을 검토할 수 있다. 고용주는 2년 이상인 마리화나 기소 기록을 알아볼 수 없고 미성년자의 범죄기록은 절대로 고용주가 볼 수 없다.
캘리포니아주는 조건부 고용 전엔 전과에 대해 묻지 못하게 2018년부터 "채용 시 전과 기록 삭제"(AB 1008)이 적용되고 있다. 즉, 5인 이상의 직원을 둔 고용주는 채용이나 인터뷰 과정에서 구직자의 범죄기록 여부를 물어서는 안 된다. 단, 해당 직책이 법에 따라 반드시 신분조회가 필요하다면 예외이다. 고용주가 조건부 채용을 한 후에는 유죄 선고 기록 여부를 요구할 수 있다. 그러나 과거 범죄 기록으로 인해 고용을 거부하기 전에 고용주는 채용이 안 되는 이유(해당 범죄가 업무에 직접적 혹은 부정적 영향이 있다는 것)를 먼저 평가하고 서면으로 이를 미리 통보해 해명 기회를 줘야 한다.
3. 종업원 상해보험 기록: 고용주는 특정한 업무 수행을 할 수 있는 입사 신청자들의 능력과 관련될 경우에만 신청자의 상해보험 신청 정보를 사용할 수 있다. 캘리포니아주에서 고용주는 입사 신청자에게 입사 오퍼를 한 다음에만 이 정보들을 볼 수 있다. 그리고 이 정보들을 본 다음에 입사 오퍼를 취소할 경우 차별을 받았다는 노동법 132a 위반으로 클레임을 할 수 있다. 그러나 상해보험 기록들은 입사 신청자의 이전 고용주들에 대해서도 알려주기 때문에 만일 입사 신청자가 이전 고용주들에 대해 공개하지 않았을 경우 해고될 수 있다.
4. 레퍼런스 (추천서): 고용주는 입사 신청자의 이전 고용주, 친구, 이웃들에게 신청자의 성격, 일반적인 평판, 생활방식 등에 대해 물어볼 수 있다. 그러나 이런 '소비자 조사 리포트(Investigative Consumer Report)'를 시행할 때는 특별한 요구사항들이 있다. 만일 이전 고용주가 입사 신청자에게 대해 거짓된 언급을 했을 경우 이전 고용주를 상대로 명예훼손 소송을 할 수 있다. 그러나 이전 고용주가 입사 신청자의 업무 수행이나 업무에 대한 자격 등에 대한 언급을 했을 경우에는 명예훼손 소송에서 벗어날 수 있다. 그러나 이전 고용주가 악의를 가지고 거짓 발언을 할 경우에는 명예훼손으로 소송당할 수 있다. 캘리포니아주 노동법 조항 1050은 입사 신청자들의 이전 고용주들이 자기의 이전 직원들에 대해 거짓이나 잘못된 언급을 함으로써 이들이 직업을 구하는 시도를 의도적으로 방해하는 행위를 금지하고 있다.
5. 의학기록: 연방 건강정보법 (HIPAA)와 캘리포니아주의 의학정보법 (CCMIA)은 모두 입사 신청자들의 의학정보의 비밀에 대해 엄격한 요구사항을 정하고 있다. 또한, 캘리포니아주의 장애 차별 금지법이나 연방 장애 금지법 모두 입사 신청자의 의학적 조건이나 정신/육체적 장애에 대해 고용주가 물어보는 것을 금지하고 있다. 고용주는 단지 특정 업무를 수행할 수 있는지 여부만 물어볼 수 있다.
6. 교육기록: 고용주는 입사 신청자가 자신의 이력서에 적은 출신 학교의 재학증명서를 이 학교에 요청할 수 있다. 그러나 다른 학교 기록들은 비밀이 유지되어야 하고 고용주는 학생의 동의 없이는 구할 수 없다.
7. DMV 운전/차량 기록: 고용주는 직원이나 입사 신청자의 동의 없이 운전 기록이나 차량 등록 기록을 받을 수 있다.
앞으로 종업원 채용 시 어떤 종류의 배경 조사나 신원조회라도 무조건 당사자의 서명을 받아야 할 것으로 보인다. 최근 캘리포니아주 대법원은 최근 전·현직 버스 드라이버들이 제기한 집단소송 "에일린 코너 등 vs. 퍼스트 스튜던트 등"에서 에이전시를 통한 크레디트 (신용) 조사에도 직원이나 구직자의 서명이 필요하다는 판결을 내렸기 때문이다. 신용조사만를 고용주가 직접 해도 될 경우에는 별도 서명을 필요로 하지 않는다.
다음은 채용 시 구직자에게 신분조회 배경 조사에 대한 동의를 받는다는 양식이다.
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